발주 확인 회신, "네 알겠습니다" 한 줄이 위험한 이유

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거래처 발주서가 오면 가장 흔한 회신이 "네, 확인했습니다. 진행하겠습니다"입니다. 문제는 이 한 줄이 발주서의 모든 조건을 통째로 수락한 것으로 읽힌다는 점이에요.

발주 확인에서 점검할 것 3가지

1. 발주서의 납기가 우리 일정과 맞는가. "진행하겠습니다"는 상대가 적어 둔 납기의 수락입니다. 생산 확인 전이라면 "납기는 생산 일정 확인 후 회신드리겠습니다"를 붙이세요.

2. 단가·수량이 견적서와 일치하는가. 발주서에 슬쩍 바뀐 단가가 들어오는 경우가 실제로 있습니다. 확인 문구 없이 수락하면 바뀐 단가가 합의가 됩니다.

3. 특약 조건이 추가되지 않았는가. "지체 시 배상" 같은 문구가 발주서 하단에 붙어 오기도 합니다. "계약 조건은 기존 약정 기준으로 진행합니다" 한 줄이 방패가 됩니다.

안녕하세요, OO산업 담당자님. 발주서 잘 받았습니다.
품목·수량은 견적서 기준과 일치함을 확인했습니다.
납품 일정은 생산 일정 확인 후 가능한 일자를 회신드리겠습니다.
기재된 조건 중 기존 약정과 다른 항목이 있어 별도 협의가 필요합니다. 감사합니다.

작성한 회신을 보내기 전 점검에 붙여넣으면 납기 확약·보상 약속 같은 위험 표현을 문장 단위로 짚어 드립니다. 입력 내용은 저장하지 않아요.